Tietosuojaseloste työnhakijoille

Tietosuojaseloste työntekijöille ja luottamushenkilöille

Tietosuojaseloste jäsenille ja sidosryhmille

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Akavan Erityisalat AE ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun yhteydessä sekä toiminnassaan eri sidosryhmien kanssa.

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Akavan Erityisalat (jäljempänä ”liitto ”, ”me”, ”meitä” tai ”meidän”). Akavan Erityisalat vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Akavan Erityisalat AE ry, osoite:
Y-tunnus: 0281358-2
Osoite: Maistraatinportti 4 A 6. kerros, 00240 Helsinki

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö:
vt. toiminnanjohtaja Olli Kaure
olli.kaure@akavanerityisalat.fi

Tietosuojavastaava:
OTK Arto Pirinen
tietosuojavastaava@akavanerityisalat.fi

2. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille; ja
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä sekä työnantajat ja Erityiskoulutettujen työttömyyskassa.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

Henkilötiedot, kuten:
sukunimi, etunimet, kutsumanimi, edellinen nimi, henkilötunnus, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, kotipuhelin, työpuhelin, matkapuhelin, fax (työ), sähköposti1, äidinkieli, ammattinimike, koulutus, henkilöstöedustukset, sukupuoli

Jäsenyystiedot, kuten:
liittoon liittymispvm, jäsenyhdistys, jäsenyhdistykseen liittymispvm, jäsenlaji, jäsenlajin alkupäivä, jäsennumero ja työttömyyskassan jäsenyys, mikäli olet liittynyt työttömyyskassan jäseneksi

Työnantajatiedot, kuten:
työnantajan nimi, y-tunnus, työpaikan nimi, työsuhteen alku- ja loppupvm, työsuhteen toimiala, sopimusala, asema työsuhteessa

Jäsenmaksutiedot, kuten:
jäsenmaksun tilittäjä, jäsenmaksun alku- ja loppupvm, summa, laskutustiedot

Luottamustehtävät, kuten:
järjestötehtävät Akavan Erityisaloissa/jäsenyhdistyksessä, luottamustehtävät Akavan Erityisaloissa/Akavassa ja sen neuvottelujärjestöissä eli Ylemmät Toimihenkilöt YTN ry:ssä ja Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO ry:ssä.

Markkinointiluvat ja -kiellot
antamasi nimenomaisen ja yksilöidyn suostumuksen pohjalta

Jäsensuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten:
jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto ja nauhoitetut puhelinkeskustelut, josta kerrotaan puhelun alussa, sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset

Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, kuten:
Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

Sivustomme jäsenpalvelut-widgetin kautta tapahtuvan yhteydenoton yhteydessä järjestelmä kerää lomakkeella antamiesi tietojen lisäksi myös tiedot siitä, mitä artikkeleja widgetin kautta on luettu. Tämä tehdään palvelun kehittämiseksi.

Chat-osion kautta tapahtuvan yhteydenoton tilanteessa järjestelmä kerää antamiesi tietojen lisäksi IP-osoitteesi, lukemasi artikkelit, sekä vieraillut Akavan Erityisalojen sivustot. Tämä tehdään palvelun kehittämiseksi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsensuhteen hoitaminen, järjestötoiminta, edunvalvonta ja jäsenpalvelujen toteuttaminen Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista, järjestötoimintaa, edunvalvontaa, jäsenpalvelujen toteuttamista sekä jäsenmaksujen perintää varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseemme jäsensuhteeseen (sopimus). Käsittelemme jäsentietoja myös Erityiskoulutettujen työttömyyskassan jäsenyyttä ja työttömyyskassaetuuksia varten, mikäli olet liittynyt kassan jäseneksi.
• Jäsen- ja sidosryhmäviestintä sekä markkinointi Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle toiminnastamme, jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös edunvalvonta-, jäsenpalvelu- ja muita tutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Näillä perusteilla voimme olla sinuun yhteydessä myös maksimissaan 2 vuotta jäsenyytesi päättymisen jälkeen. Henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen sekä meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 8).
• Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen sekä meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.
• Lakien noudattaminen Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.
• Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten sähköisessä muodossa
• toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta turvallisuudesta ja käsittelystä; keskeisimmät sopimuskumppanimme ovat:
  • Futunio Oy – jäsenrekisterijärjestelmä
  • Membri
  • Urapalvelut
• neuvottelujärjestöille ja luottamusmiehille (YTN ja JUKO) ja muille henkilöstönedustajille edustettavien tunnistamiseksi ja edunvalvonnan hoitamiseksi
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten;
• Erityiskoulutettujen työttömyyskassalle, mikäli olet liittynyt kassan jäseneksi;
• vakuutusedun tarjoajalle vakuutussopimuksen nojalla: jäsennumero, nimi, osoite, henkilötunnus, jäsenyytesi todentamiseksi jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä; jäsenyhdistyksiemme kanssa olemme tehneet yhteisrekisterinpitosopimuksen ja kunkin jäsenyhdistyksien nimetyillä toimijoilla on pääsy ylläpitämäämme jäsenrekisteriin omien jäsentensä jäsentietojen osalta.

Tietoja luovutetaan suoramarkkinointitarkoituksiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin vain rekisteröidyn antaman kirjallisen tai sähköisen suostumuksen nojalla, joka on peruutettavissa milloin tahansa.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Webinaarien osalta henkilötietojen käsittelyä tapahtuu USA:ssa GDPR:n edellyttämin suojatoimin.

6. Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.akavanerityisalat.fi.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toimintaa, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen. Tällöin verkkosivu ei välttämättä toimi häiriöittä.

Voit lukea lisää evästeistä ja muokata evästehyväksyntäsi täältä.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen tämän selosteen mukaisiin tarkoituksiin tai lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

8. Sinun oikeutesi

Voit tarkistaa, pyytää ja korjata omat tietosi jäsenen verkkoasioinnista. Jos sinulle jää vielä jotain kysyttävää Selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse tietosuojasta vastaavalle henkilölle tai tietosuojavastaavaan, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.

Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille tietosuojasta vastaavalle henkilölle tai tietosuojavastaavalle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

9. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Tehtäviensä puitteissa liiton jäsenyhdistysten toimihenkilöillä ja jäsenyhdistysten määritellyillä luottamushenkilöillä on pääsy yhdistyksensä henkilöjäsenten tietoihin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. Selosteen muuttaminen

Varaamme oikeuden muuttaa tätä Selostetta. Kulloinkin voimassa olevan Selosteen löydät kotisivuiltamme www.akavanerityisalat.fi.

11. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse tietosuojasta vastaavalle henkilölle tai tietosuojavastaavaan, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.