Registerbeskrivning för medlemmar och intressentgrupper

Den här Registerbeskrivningen (senare ”Beskrivningen”) informerar om hur Akavas Specialorganisationer AE ry samlar in, behandlar och överlåter personuppgifter i samband med skötseln av medlemsrelationer, medlemstjänster och webbplatsen samt i sin verksamhet med olika intressentgrupper.

1. Registeransvarig

Enligt dataskyddslagen som ska tillämpas är Akavas Specialorganisationer (senare ”förbundet ”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”) registeransvarig. Akavas Specialorganisationer ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med den här Beskrivningen och tillämpliga dataskyddslagar.

Den registeransvariges kontaktuppgifter:
Akavas Specialorganisationer AE rf
FO-nummer: 0281358-2
Adress: Magistratsporten 4 A, 6:e vån, 00240 Helsingfors

För dataskyddet ansvarar:
tf. verksamhetsledare Olli Kaure
olli.kaure@akavanerityisalat.fi

Dataskyddsansvarig:
OTK Arto Pirinen
tietosuojavastaava@akavanerityisalat.fi

2. Insamling av personuppgifter

Dina personuppgifter kan samlas in på olika sätt. I huvudsak samlar vi och behandlar personuppgifter som

• du har överlåtit till oss när du har varit i kontakt med oss eller skött ärenden, t.ex. när du anslöt dig som medlem
• som uppkommer på webbplatsen i samband med besök, t.ex. när du loggar in på medlemssidorna och
• vi får från andra källor i den utsträckning den tillämpliga lagen tillåter det t.ex. Handelsregistret, Befolkningsdatasystemet, Företags- och samfundsdatasystemet eller Postis adressdatasystem och arbetsgivarna och Specialutbildades arbetslöshetskassa.

Du är inte tvungen att ge oss dina personuppgifter men om du beslutar dig för att inte göra det kan vi kanske inte erbjuda dig våra tjänster.

Vi samlar och behandlar t.ex. följande personuppgiftsgrupper:

Personuppgifter, t.ex.:

efternamn, förnamn, tilltalsnamn, tidigare namn, personbeteckning, postningsadress, tilläggsadress, postnummer, postanstalt, hemtelefon, arbetstelefon, mobiltelefon, telefax (arbetet), e-post, modersmål, yrkesbeteckning, utbildning, personalrepresentantskap, kön

Medlemskapsuppgifter, t.ex.:

datum för anslutande till förbundet, medlemsförening, datum för anslutande till medlemsförening, medlemsslag, datum då medlemsslaget börjar, medlemsnummer och medlemskap i arbetslöshetskassa, om du har anslutit dig som medlem i arbetslöshetskassan

Arbetsgivaruppgifter, t.ex.:

arbetsgivarens namn, FO-nummer, arbetsplatsens namn, datum då anställningen inleddes och avslutas, anställningssektor, avtalsbransch, position i anställningsförhållandet

Uppgifter om medlemsavgift, t.ex.:

redovisning av medlemsavgiften, datum då medlemsavgiften börjar och upphör, belopp, faktureringsuppgifter

Förtroendeuppdrag, t.ex.:

organisationsuppdrag i Akavas Specialorganisationer/medlemsförening, förtroendeuppdrag i Akavas Specialorganisationer/Akava och dess förhandlingsorganisationer dvs. De högre tjänstemännen YTN och i Förhandlingsorganisationen för offentliga sektorns utbildade FOSU.

Marknadsföringstillstånd och -förbud

utgående från ditt uttryckliga och specificerade samtycke

Skötseln av medlemskapet, t.ex.:

medlemskontakter och korrespondens i anslutning till dem och de inspelade telefonsamtalen som det berättas om i början av samtalet samt registreringar om den registrerades rättigheter.

Uppgifter som samlas in i samband med användning av vår webbplats, t.ex.:

När du använder vår webbplats samlar vi in uppgifter, t.ex. användarnamn, lösenord, uppgifter för identifiering, logguppgifter, kakor eller uppgifter som samlats med liknande teknologi (enhetskod och enhetstyp, operativsystem och inställningar för tillämpning) och andra uppgifter som bestäms från fall till fall utgående från ditt samtycke.

I anslutning till att kontakt tas via widget- och chattillägg på vår webbplats registrerar systemet de uppgifter som angetts på formuläret, men också uppgifter om vilka artiklar som lästs via widgeten eller chatten. Syftet med detta är att utveckla tjänsten.

I fall du kontaktar oss via chatt samlar systemet in förutom den information som du ger oss även din IP-adress, artiklar som du läst och Akavas Specialorganisationers sidor som du har besökt. Detta görs för att utveckla tjänsten.

3. Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Vi samlar in och behandlar endast personuppgifter som vi behöver för att bedriva vår verksamhet och hantera medlemsrelationen.

Vi behandla dina personuppgifter i följande syften:

1. Hantering av medlemsrelationen, organisationsverksamhet, intressebevakning och utförande av medlemstjänster

Vi behandlar personuppgifter i första hand för att hantera medlemsrelationen, organisationsverksamhet, intressebevakning och för indrivning av medlemsavgifter. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på din och vår inbördes medlemsrelation (avtal).

Vi behandlar också medlemsuppgifter för medlemskap i Specialutbildades arbetslöshetskassa och arbetslöshetskassans förmåner om du har anslutit dig till kassan som medlem.

2. Medlems- och intressentgruppskommunikation och marknadsföring

Vi kan kontakta dig för att informera dig om vår verksamhet, medlemsförmåner och för att erbjuda dig tjänster i anslutning till ditt medlemskap. Vi kan behandla dina personuppgifter även för undersökningar av intressebevakning och medlemstjänster samt andra undersökningar och medlemsenkäter. På dessa grunder kan vi också kontakta dig upp till 2 år efter att ditt medlemskap har upphört. Behandlingen av personuppgifter baserar sig medlemskapet samt på vårt berättigade intresse att erbjuda information som en del av tjänsten och för att marknadsföra våra andra tjänster till dig. Du har när som helst rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifterna för direktmarknadsföring (se under avsnitt 8 i den här Beskrivningen).

3. Utveckling av tjänsten, dataskydd och intern rapportering

Vi behandlar personuppgifter också för att se till dataskyddet i våra kundtjänster och på webbplatsen, förbättra medlemstjänstens och webbplatsens kvalitet och för att utveckla medlemstjänsterna. Utgående från personuppgifter kan vi också sammanställa interna rapporter för ledningen för ändamålsenlig ledning av vår verksamhet. I sådana fall baserar sig behandlingen av personuppgifterna på medlemskapet samt på vårt berättigade intresse att säkerställa ett ändamålsenligt dataskydd för medlemstjänsterna och vår webbplats och få tillräckliga och ändamålsenliga uppgifter för utvecklingen av medlemstjänsterna och för ledningen av vår verksamhet.

4. Iakttagande av lagar

Vi kan behandla dina personuppgifter för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter t.ex. i fråga om bokföring eller för att hantera begäran om information som grundar sig på lagen (t.ex. av skattemyndigheterna).

5. Övriga syften som du har gett ditt samtycke till

Vi behandlar också dina personuppgifter för andra ändamål om du har gett ditt samtycke till en sådan behandling.

4. Överföring och överlåtelse av personuppgifter

Vi kan överlåta personuppgifter till tredje parter:

• inom den omfattningen som lagen tillåter eller kräver, t.ex. för att överlåta medlemsavgiftsuppgifter i elektroniskt format till skatteförvaltningen för beskattning
• för att besvara en begäran om uppgifter som en behörig myndighet ställer eller överlåta information för en domstolsbehandling;
• när våra samarbetspartner behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och för vår räkning och i enlighet med våra anvisningar. Vi ser alltid till att dina personuppgifter behandlas sakligt och säkert, våra viktigaste avtalspartner är:
  • Futunio Oy – medlemsregistersystem
  • Membri
  • Karriärtjänsterna
• till förhandlingsorganisationer och förtroendemän (YTN och FOSU) och till andra personalrepresentanter för identifiering av personer som ska representeras och för intressebevakning
• när vi bedömer att en överlåtelse är nödvändig för att tillgodose våra rättigheter, skydda din eller andras säkerhet, undersöka missbruk eller för att besvara begäran av myndigheter;
• med ditt samtycke till parter som samtycket berör, t.ex. våra samarbetspartner för att de ska kunna erbjuda dog medlemsförmåner;
• till Specialutbildades arbetslöshetskassa om du har anslutit dig till kassan som medlem;
• till aktörer som erbjuder försäkringsförmåner med stöd av försäkringsavtal: medlemsnummer, namn, adress, personbeteckning för att bekräfta din identitet vid behandling av en försäkringshändelse i anslutning till försäkringsskyddet som består på grund av ditt medlemskap;
• till medlemsföreningarna skickas varje månad i pappersformat uppgifter om anslutning/frånträde och vid årsskiftet skickas en lång medlemslista i pdf-format och som mikrofilm (arkivduglig) till medlemsföreningarna; med våra medlemsföreningar har vi ingått ett avtal om gemensam registerföring och de utsedda aktörerna i varje medlemsförening har tillgång till sina egna medlemsuppgifter i det medlemsregister som vi upprätthåller.

Uppgifter överlåts för direktmarknadsföring och elektronisk direktmarknadsföring endast med den registrerades skriftliga eller elektroniska samtycke som när som helst kan återkallas.

5. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Vi överför inte våra medlemmars personuppgifter utanför EU eller EES. Vid webbseminarier sker behandlingen av personuppgifter i USA med de skyddsåtgärder som GDPR förutsätter.

6. Kakor

Vi använder cookies eller kakor och andra liknande teknologier på vår webbplats www.akavanerityisalat.fi. Kakorna är små textfiler som placeras i din enhet för att samla in och minnas nyttig information och som vi använder för att förbättra vår webbplats funktionsduglighet och användbarhet. Vi kan använda kakor och andra liknande teknologier även för statistiska ändamål som för att sammanställa statistik om användningen av vår webbplats för att vi ska förstå hur användarna använder webbplatsen och kunna förbättra användarupplevelsen.

Du kan förhindra att kakor installeras, begränsa användningen av dem eller avlägsna dem från din webbläsare. Eftersom kakorna gör att vår webbplats fungerar kan en begräsning av dem eventuellt påverka användbarheten av webbplatsen. Då fungerar inte webbplatsen nödvändigtvis utan störningar.

Du kan läsa mer om kakor och ändra ditt samtycke till kakor här.

7. Förvaring av personuppgifter

Personuppgifter förvaras endast så länge som det är nödvändigt med tanke på de syften som fastställs i den här Beskrivningen.

Personuppgifterna förvaras så länge medlemsrelationen fortsätter. Personuppgifterna kan förvaras i nödvändig omfattning även efter att medlemskapet har avslutats i den omfattning som lagen tillåter eller kräver. Vi förvarar t.ex. vanligtvis de personuppgifter efter att medlemskapet avslutades som behövs för att besvara yrkanden eller talan i enlighet med bestämmelserna om preskribering. Vi kan t.ex. också förvara personuppgifter som behövs för att vi ska kunna iaktta ditt förbud om direktmarknadsföring.

Personuppgifterna raderas när de inte längre behöver bevaras för ändamål enligt denna Beskrivning eller för att uppfylla kraven i lagen eller tillgodose någondera partens rättigheter eller skyldigheter.

8. Dina rättigheter

Du kan granska, begära att få se och korrigera dina uppgifter i webbtjänsten för medlemmar. Om du har ytterligare frågor om den här Beskrivningen eller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta oss per e-post till den person som ansvarar för dataskyddet eller dataskyddsansvarig, adress under punkt 1. Registeransvarig

Du kan också när som helst begära att dina personuppgifter rättas till, uppdateras eller avlägsnas. Observera emellertid att sådana personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla de användningssyften som fastställs i den här beskrivningen eller som lagen förutsätter att förvaras inte kan avlägsnas.

Du har rätt att motsätta dig eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter i den omfattning som tillämplig lag förutsätter.

Du har med stöd av tillämplig lag i vissa fall rätt att överföra personuppgifter som du har gett oss från ett system till ett annat, det vill säga rätt att får dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinellt läsbart format och överföra dem till en annan registeransvarig.

När vi behandlar dina personuppgifter utgående från ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Därefter behandlar vi inte dina personuppgifter om det inte finns en annan rättslig grund för behandlingen.

Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka en begäran till oss, till den person som ansvarar för datasäkerheten eller till den dataskyddsansvarige, adress under punkt 1. Registeransvarig.

Om du upplever att behandlingen av dina personuppgifter inte är ändamålsenlig har du rätt att vända dig till dataskyddsombudsmannen. Du hittar dataskyddsombudsmannens kontaktuppgifter på dataskyddsombudsmannens webbplats: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

9. Dataskydd

Vi genomför ändamålsenliga åtgärder (inkl. fysiska, digitala och administrativa åtgärder) för att skydda dina personuppgifter från att försvinna, förstöras, missbrukas och mot olovligt intrång eller olovlig överlåtelse. Som exempel kan nämnas att endast personer som behöver tillträde till personuppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter har tillgång till dem. Inom ramen för sina uppgifter har tjänstemännen i förbundets medlemsföreningar och medlemsföreningarnas utsedda förtroendemän med personliga användarnamn och lösenord tillgång till personuppgifterna för sina föreningars personmedlemmar.

Observera att inte ens de mest ändamålsenliga åtgärderna kan förhindra alla eventuella dataskyddskränkningar. Vi informerar dig i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskyddskränkningar i samband med personuppgifter.

10. Ändring av beskrivningen

Vi förbehåller oss rätten att ändra Beskrivningen. Den giltiga Beskrivningen hittar du på vår webbplats på www.akavanerityisalat.fi/sv.

11. Kontakta oss

Du kan fråga oss om den här Beskrivningen eller få noggrannare uppgifter om behandlingen av dina personuppgifter genom att kontakta oss per e-post till dataskyddsansvarig, adress under punkt 1. Registeransvarig