Työntekijälle voidaan antaa varoitus, jos hän on jollakin tavalla rikkonut velvollisuuksiaan tai ei tee työtään siten, mitä häneltä voidaan kohtuudella odottaa.

Vastaavasti virkasuhteessa (valtion virkamies tai kunnallinen viranhaltija) varoitus voidaan antaa, mikäli virkamies/viranhaltija toimii vastoin virkavelvollisuuksiaan tai laiminlyö niitä.

Varoituksen antaminen edellyttää aina jollakin tavalla moitittavaa käytöstä, joko tahallista tai tahatonta. (Tässä yhteydessä en paneudu tarkemmin varoituskynnyksen täyttymiseen.)

Varoituksen antaminen ennen irtisanomista on yleensä aina laillisen irtisanomisen edellytys. Pääsääntö on se, että työntekijälle/viranhaltijalle pitää varoituksen avulla antaa mahdollisuus korjata menettelynsä, ja tätä kautta välttää irtisanominen.

Poikkeuksena ovat ainoastaan ne tapaukset, joissa irtisanominen perustuu niin vakavaan rikkomukseen työ- tai virkasuhteessa, ettei työnantajalta voi kohtuudella edellyttää työ- tai virkasuhteen jatkamista.

Valtion virkamieslain mukainen varoitus on muodollisesti erillään yksilöperusteisesta irtisanomisesta. Valtion virkamieslaki ei edellytä varoitusta ennen irtisanomista. Aikaisemmin annettu varoitus samasta tai samantyyppisestä rikkomuksesta voidaan kuitenkin ottaa huomioon, kun arvioidaan irtisanomiskynnyksen täyttymistä.

Varoituksen tarkoitus

Varoituksen tarkoituksena on:

• kertoa työntekijälle/virkamiehelle/viranhaltijalle, että työnantaja katsoo hänen rikkoneen tai laiminlyöneen työsuhteesta/virkasuhteesta johtuvia velvoitteita.
• viestittää siitä, miten vakavasti työnantaja suhtautuu asiaan. Varoitus on ns. ennakkoilmoitus siitä, millä tavalla työnantaja tulee reagoimaan rikkomuksen tai laiminlyönnin toistuessa.

Tärkein varoituksen tarkoitus on kuitenkin antaa työntekijälle/virkamiehelle/viranhaltijalle mahdollisuus korjata menettelynsä.

Varoituksen muoto ja yksilöinti

Työsuhteisen työntekijän ja kunnallisen viranhaltijan osalta varoituksella ei ole erityisiä muotovaatimuksia. Varoitus voidaan siis antaa myös suullisesti. Kirjallisen tai muutoin todisteellisen muodon käyttäminen on kuitenkin suositeltavaa. Joissakin tapauksissa työnantaja saattaa käyttää varoitusta lievempiä toimenpiteitä, kuten esimerkiksi suullista huomautusta, jolloin varsinainen lakiin perustuva varoitus on syytä antaa kirjallisesti.

Valtion virkamiehelle varoitus on aina annettava kirjallisesti. Muussa tapauksessa kyse ei ole valtion virkamieslain tarkoittamasta varoituksesta. Varoituksesta ei tehdä kuitenkaan merkintää nimikirjaan.

Kaikissa tapauksissa varoitus on yksilöitävä riittävästi, jotta varoituksen saanut henkilö tietää, miten hän on toiminut väärin ja pystyy tämän perusteella korjaamaan menettelynsä. Varoituksen on siis oltava konkreettinen ja selkeä, ja sen tulee sisältää uhka palvelussuhteen päättämisestä.

Varoituksen antaminen

Varoitusmenettelystä ei ole tarkempia säännöksiä työsuhteisen työntekijän eikä kunnallisen viranhaltijan osalta. Varoitus voidaan antaa myös ilman kuulemista tai muuta muodollista tilaisuutta. Usein kuitenkin järjestetään kuulemistilaisuus. Tämä on siinä mielessä hyvä, että pystytään oikaisemaan väärinkäsitykset ja muu virheellinen tieto, ja näin vältytään perusteettomilta varoituksilta.

Valtion virkamieslain mukaan virkamiehelle on varattava tilaisuus tulla kuulluksi ennen kuin varoitus annetaan.

Kaikissa tapauksissa varoitus on annettava kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun peruste on tullut työnantajan tietoon. Tämä tarkoittaa sitä, ettei työnantaja voi loputtomiin vitkutella varoituksen antamisessa. Työnantaja ei voi vedota vanhoihin ”rikkeisiin” pitkän ajan kuluttua, jos niihin ei ole ajallaan puututtu.

Varoituksen voimassaolo

Varoituksen voimassaololle ei ole säädetty mitään tiettyä aikaa. Tähän vaikuttavat mm. laiminlyönnin tai rikkomuksen laatu ja vakavuus. Mitä moitittavammasta menettelystä on kyse, sitä pidempään varoituksella on merkitystä. Ajan kuluessa myös varoituksen voidaan kuitenkin katsoa vanhentuneen. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää noin vuoden mittaista aikaa. On kuitenkin syytä huomauttaa, että tapauskohtaisesti aika voi olla myös tätä pidempi.

Muutoksenhaku

Varoituksesta ei ole mahdollista valittaa käräjäoikeuteen tai hallinto-oikeuteen. Tämä koskee sekä työsuhteista työntekijää että kunnallista viranhaltijaa. Varoitusta voi kuitenkin vastustaa, jos katsoo, ettei varoituksen antamiselle ole perusteita. Tämä tapahtuu antamalla työnantajalle oma kirjallinen selvitys tapahtumien kulusta ja vaatimalla sen perusteella varoituksen poistamista.

Varoituksen vastustaminen on yleensä aina suositeltavaa, varsinkin, jos kyse on ns. vähäisestä rikkeestä, tai tapahtumien kulusta ei olla työnantajan kanssa samaa mieltä tai muutoin katsotaan, ettei varoituksen antamiselle ole perusteita.

Jos varoitukseen myöhemmin vedotaan irtisanomisen yhteydessä ja irtisanomisen laillisuus menee oikeuden tutkittavaksi, myös varoituksen laillisuus arvioidaan oikeudessa. Tätä ennen varoituksen oikeellisuutta ei käytännössä pystytä varmistamaan.

Valtion virkamieslain mukaan varoituksesta voi valittaa hallinto-oikeuteen, jolloin oikeus tutkii varoituksen perusteet. Jos varoitus todetaan aiheettomaksi, se kumoutuu.

Teksti: lakimies Harri Ikonen